20代総務担当者のスキルアップを考える！！

総務として企業で働いている、もしくはこれから総務として働こうと思われている20代のみなさん、今後のキャリアパスをしっかり描けていますか？

1. 総務の仕事と身につくスキル
2. 今後どうなりたいか具体的に描けているか
3. 困った時はコンサルタントに聞いてみる

総務の仕事は多岐にわたる

総務の仕事とは

総務の仕事は文字通り様々な業務を担当します。
そもそも総務とは会社組織全体の動きをスムーズにし、業務の無駄を省き会社全体をレベルアップさせることを目的としている部署です。

「ここ」から「ここ」までが総務というのはない

会社によっても総務の業務範囲は異なります。

など「会社を運営していくうえで欠かせない業務でありながら担当部署がない業務」の“すべて”が総務の担当領域となります。

「人事部がない会社」では従業員の勤怠管理を担当したりと、「経理部がない会社」では従業員の給料管理を総務が担当することもあります。
その他にも、一時的に人手不足な部署の手伝いをしたり、足りない人員の確保に総務が一役買う場面もあります。法務やコンプライアンス（法令順守）担当など「将来は専門部署を設立する予定だが、今のところは総務が担当している」ということも少なく、会社によって担当領域に大きく異なります。

スキルを棚卸し！総務の仕事で身につくこと

転職を目指すのなら、自分にはどのようなスキルが身についているか、現状を整理してみましょう。一般的に身に付けやすいスキルは下記の通りです。

大企業の総務部で働いている人

大企業の場合、総務部が一つの部署として独立しており、業務内容も限定されている場合があります。そのためより専門的な知識を深く得ることができるでしょう。
近年では、自然災害やテロ、感染症の流行といった危機から、事業や従業員を守るために策定されるBCP（Business Continuity Planning／事業継続計画）や、土地、建物、構築物、備品を最適に保つファシリティマネジメントなどを総務部門が担当する場合もあります。
また総務は部署間の架け橋的な存在でもあるため、多部署の従業員とも関わりを持つ機会が多い部署です。会社全体を見渡して問題点に気づくことができる立場なので、高いマネジメントスキルや問題解決能力を培うことができるでしょう。

中小企業の総務部で働いている人

中小企業の場合、前述したように総務が人事や経理の役割を担う会社もあるため、業務範囲は広範囲に及びます。総務部の人数が少なければそれだけ個人の仕事量は増えてしまいますが、「会社の何でも屋さん」という立場を活かし、金融能力や高いマネジメントスキル、労働基準法、法務知識などを身につけることができるでしょう。

身に付けたスキルを生かして今後どう活躍するか

自分の現状を把握できたら、次は今後どうなりたいか、どこで働きたいのか考えてみましょう！
今の会社の総務部から別の会社の総務部への転職はそんなに難しいものではありません。他業務の会社に変わっても総務の仕事内容自体が大きく変わることは少ないでしょう。
総務の求人は、「欠員補充」や「人員増加」などの目的がほとんどなので、求められるのは「即戦力」であるかどうかです。自分が今後どうような職場で働きたいかといビジョンをできるだけ具体的に考え、その実現のために求められるスキルを意識することで、必要知識のための学習時間を作るなど、今からの時間の過ごし方も変わってきます。

総務に求められる必要なスキル

事務（タスク）処理能力

総務では多岐にわたる業務を並行して行うため、仕事の優先順位を見極めがとても大切になります。優先順位を誤ると時間や金額の無駄が発生する可能性もあるので注意しなくてはいけません。これらを処理する事務能力は、総務として持っておくべきスキルです。

PCスキル

総務で働く場合、「Word」や「Excel」などのオフィスソフトのスキルは限らず身につけておくべきでしょう。他にも、共有プリンタやファイルサーバーなど、社内ネットワークの保守管理を受け持つこともあります。その場合は、社員からヘルプがあった際に解決できる程度のネットワーク知識を持っておくといいでしょう。

簿記

総務として働く上で必ずしも必須というわけではありませんが、資格を取得しておくと非常に役に立ちます。会社のお金の流れが理解できるようになり、自分がやっている仕事とお金の流れの関わりがしっかりと理解できるようになります。規模の小さい会社では総務事務と経理事務を同じ部署で行っている所も多くありますので、そういった企業では取得しておくと更に役立ちます。

コミュニケーションスキル

総務は様々な要件で他部署の社員と関わりを持ちます。社員からの要望を聞いて理解し、こちらの話を正確に伝える必要がありますし、場合によっては経営陣と現場を繋ぐ橋渡し役になることもあります。そのため、関係者と普段から良好な関係を維持しておくことも大切になります。

転職のプロに全部相談！

とはいえ、自分の会社以外どんな会社なのかわからないし、総務のキャリアパスについて想像できない…
そのような場合は「転職エージェント」の利用をおすすめします。
転職エージェントを活用すれば現在の自分の市場価値を明確化することが可能です。
自分の市場価値を知ることができれば、転職におけるミスマッチを減らすことができます。
まずコンサルタントに会う前に、企業への面接へ行くような気持ちで、今後のキャリアパスや自分が持っているスキル、これまで会社にどのように貢献してきた経験などを自分でまとめてみましょう。
「ぜひ良い企業を紹介したい！」とコンサルタントが思ってくれるように自分を客観的に判断できると、今後の転職プランもスムーズに進めていけるでしょう。

縁の下の力持ち！誇りを持って働こう

総務に向けられる心ない目

総務の仕事には営業のような売り上げ目標があるわけではないので、会社への利益の算出がとても目に見えづらい部門です。
そのため心ない経営者からは「利益を生み出してない部署には残業代は払えない」と言われたり、定時退社した場合には他部門の社員から「残業がなくてうらやましい」と嫌味を言われるような理不尽な思いをすることがあります。
会社からそのような扱いを受けると、つい自分の仕事を過小評価してしまうかもしれませんが、決してそんなことはありません。

総務はマイナスをゼロに近づける部署

総務は営業職のように売り上げ数字によって会社に利益をプラスする仕事ではなく、業務上の無駄やリスクなどのマイナスをひとつでも多く減らすことが目的の部署です。
総務部がなければ、従業員一人一人が業務の遂行に加えて、自分で福利厚生の手続きをしたり、備品の発注を行ったりしなければいけません。それは各従業員ははじめ会社全体でかなりの負担となることでしょう。
　
総務部はまさに会社にとって「縁の下の力持ち」なのです。
もしそれを理解できない会社に勤めているのであれば、早々に転職してしまえばよいかもしれません。
　

真に求められる総務の仕事とは

前述したように総務の求人は「即戦力」を求められることが多いです。即戦力としてすぐに働くためにはスキルを高めなければなりません。スキルの向上を考えた場合、与えられた業務をこなしているだけではなかなか市場価値を上げることには繋がりません。
自ら会社の問題点を見つけ出し解決に導く能力があれば、どんな会社でも重宝される人材になれるはずです。小さな問題も見逃さない洞察力や、問題を解決にまで導く業務遂行力を日頃から高める意識を持ちましょう。

総務の仕事は会社の数だけ存在します。
それだけ会社の運営にとって必要不可欠な部署だからです。
日常業務の大変さは目に見えづらい地味なものかもしれませんが、そのひとつひとつ確実に必要な業務ばかりでしょう。総務で働かれている、これから働こうと思われている方はぜひ自分の仕事に誇りを持ってください！

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